腕の見せ所。

予定の変更。よくわかります。わかりますとも。恐らく、それが人としてあるべき姿だと思います。

私も以前はそう思っていたのですが、ここ最近はちょっと違います。

あくまでプライベートという前提ですが、その理由がよっぽどのことで、よりその人をhappyにすることなら、可能な限り叶えてあげたいと思います。

お互い様ですからね。

それに、心ここにあらずの状態で自分と一緒にいてもらっても、こっちもhappyじゃないですから。

どっちもhappyじゃない状況が一番苦手な後藤です。

 

さてさて。

事務職をいろいろやっていると、いかにスピーディーにミスなく作業を行うか?ということを考えます。

どんな仕事もそうだと思いますが、単純作業であればあるほど、どれだけ無駄な動きを減らせるか?っていうのは、腕の見せ所ですよね?

まずはどれだけの工程を踏むのか全体像を把握します。

そして、最終形から工程を遡り、絶対にミスが出てはいけない工程を確認します。

次に、この工程で起こり得るミスが物理的に発生しないシステムを作ります。

ただ、内容によってはそれが難しい場合もあります。

その場合、極力ミスが起こりにくい環境を作ることはもちろんですが、やはり「確認作業」に頼るしかないですよね。

ここでの確認作業はとても重要で、確実に行わなければいけません。

確実に確認作業を行うにはどうしましょうか?

やはり、“確認のしやすさ”がキーになってくるような気がします。

どうすれば確認作業がしやすいですか?

確認すべきことが明確であること。これに尽きるのではないかと。

確認項目が多いのも確認漏れを誘発しますからね。

「ここがこうなっていることを確認!」とか「こことそこが同じならOK」とか。

確認する箇所にすぐにたどり着け、確認すべきことが明確であれば、スピーディー且つ、確実に確認作業が出来るはずです。

ひとつの工程で全てを確認する必要もありません。

この工程ではここだけを確実に確認する!という項目を、それが必要な各工程で決めておくのです。

そうやってどんどん各工程を遡っていくと、例えば資料の発行の順番だったり、作業に必要な封筒やラベル、リストの準備の仕方も変わってくるのではないでしょうか?

 

こういうことを常に考えながらお仕事をしていくと、それが習慣になってくれるはず。

と考えながら、今日もせっせと封入作業。